On automatise
La corvée
Très irritant, sans grande valeur humaine. Personne ne s’en ennuierait si l’IA s’en chargeait.
Exemples
Trois canvas remplis
Trois organisations, trois processus, trois modes d’intervention. Chaque exemple part du journal de friction de l’équipe et suit les neuf cases.
Cas fictifs mais réalistes, construits à partir de situations observées en atelier.
Pour lire les exemples
Chaque exemple est classé avec deux repères de la méthode. D’abord la matrice de tri, qui place une tâche selon deux questions : est-ce qu’elle pèse sur l’équipe ? Est-ce qu’elle demande une vraie valeur humaine ? Ensuite le mode, qui dit quel rôle on confie à l’IA.
Les quatre quadrants de la matrice
ÉlevéNiveau d’irritant →Faible
On augmente
Le fardeau noble
Lourd, mais ça demande du jugement professionnel. L’IA prépare, l’humain décide.
On attend
Le bruit
Peu irritant et peu signifiant. Ça peut attendre.
On protège
Le sanctuaire
Le cœur du métier : la relation, l’empathie, le jugement. On n’y touche pas.
FaibleValeur humaine →Forte
Les trois modes
- Automatiser
- L’IA exécute seule, dans un périmètre bien délimité.
- Augmenter
- L’IA prépare un premier jet, l’humain décide et signe.
- Assister
- L’humain fait le travail, l’IA l’aide au besoin.
01 · PME manufacturière
L’atelier d’usinage et ses soumissions
Le contexte
Une entreprise de fabrication métallique de 45 employés sert les secteurs minier et forestier. Environ 25 demandes de soumission par mois. Un seul estimateur, 30 ans d’expérience, à trois ans de la retraite. Chaque soumission lui prend de 4 à 6 heures et les clients attendent parfois une semaine.
Ce que le journal de friction a révélé
L’estimateur passe plus de temps à fouiller qu’à estimer : relire des devis de 40 pages pour trouver les exigences, chercher dans le réseau une ancienne soumission semblable, recopier des lignes dans le gabarit Excel.
- Processus retenu
- Préparation des soumissions
- Quadrant
- Fardeau noble
- Mode
- Augmenter
- Pourquoi ce classement
- Fardeau noble, parce que la soumission est lourde à préparer, mais le prix et la faisabilité reposent sur le jugement de l’estimateur. Mode augmenter : l’IA fouille et préremplit, l’estimateur décide.
Le canvas
Canvas IA
Canvas IABénéficiaires
L’estimateur d’abord. Les clients (réponse plus rapide). La direction (moins de dépendance à une seule personne).
Valeur IA
Tâches
Irritants
fouiller les devis, retrouver les soumissions passées, ressaisir.
Gains
répondre plus vite, gagner plus de contrats, transmettre le savoir de l’estimateur.
Sens
juger la faisabilité technique, fixer le prix, parler au client. On n’y touche pas.
Point d’intégration
Le dossier réseau et le gabarit Excel existants. L’estimateur dépose le devis, reçoit un gabarit prérempli. Aucun nouveau logiciel à apprendre.
Relation humain-IA
L’IA extrait les exigences, propose trois soumissions passées comparables et préremplit le gabarit. L’estimateur valide chaque ligne et fixe le prix. Aucune soumission ne sort sans sa signature.
Processus visé
Avant : lecture complète, recherche manuelle, ressaisie, calcul, rédaction. Après : révision d’un résumé des exigences, comparaison avec les cas proposés, calcul, validation.
Données et outils
8 ans de soumissions en Excel, dont environ la moitié bien classées. Plans et devis en PDF. Assistant IA d’entreprise, données non utilisées pour l’entraînement.
Alliés et dépendances
L’estimateur (champion ou bloqueur, c’est lui qui décide). Le fournisseur informatique. Un estimateur junior à embaucher, qui apprend avec l’outil.
Coûts et risques
Licences IA d’entreprise, environ 40 heures de configuration et de nettoyage. Risque principal : une erreur de prix qui mange la marge. À vérifier : les ententes de confidentialité avec certains clients miniers.
Gains mesurables
De 5 h à 2 h 30 par soumission. Délai de réponse sous 3 jours ouvrables. Temps réinvesti : former le junior et visiter les clients.
- Désirable
- Faisable
- Viable
- Le sens
Verdict du filtre
Faisable, à une condition : relire les ententes de confidentialité des clients avant le test. Le vrai gain n’est pas seulement le temps. C’est le savoir de l’estimateur qui devient consultable avant son départ.
Test proposé
Six semaines, dix soumissions préparées avec l’outil, temps chronométré et comparaison des prix avec la méthode habituelle.
Ouvrir dans le canvas en ligne02 · Municipalité
La petite municipalité et ses requêtes citoyennes
Le contexte
Une municipalité de 4 000 habitants. Au bureau : la directrice générale, une adjointe administrative et un inspecteur à temps partiel. Environ 60 requêtes par semaine arrivent par téléphone, courriel et Facebook.
Ce que le journal de friction a révélé
La majorité des appels portent sur les mêmes questions : horaire de collecte, échéance des taxes, permis de rénovation, ouverture de l’écocentre. Les vraies demandes (un ponceau bouché, un nid-de-poule dangereux) se perdent dans la boîte de courriel et personne ne sait lesquelles ont été traitées.
- Processus retenu
- Réponse aux questions d’information et tri des requêtes
- Quadrant
- Corvée
- Mode
- Automatiser (information publique seulement)
- Pourquoi ce classement
- Corvée, parce que répéter l’horaire des collectes des dizaines de fois par semaine n’exige aucun jugement. Mode automatiser, mais seulement pour l’information publique : les décisions restent aux employés.
Le canvas
Canvas IA
Bénéficiaires
Les citoyens (réponse le soir et la fin de semaine). L’adjointe. L’équipe des travaux publics (requêtes claires et suivies).
Valeur IA
Tâches
Irritants
répéter les mêmes réponses, requêtes éparpillées, aucun suivi.
Gains
réponse immédiate, registre des requêtes.
Sens
l’accueil au comptoir, surtout des aînés, et la gestion des conflits entre voisins. Ces moments restent humains.
Point d’intégration
Le site web municipal et la page Facebook, là où les citoyens posent déjà leurs questions. Le téléphone reste ouvert : personne n’est obligé de parler à un robot.
Relation humain-IA
L’assistant répond seul aux questions d’information, avec un lien vers la source officielle. Il crée une fiche pour chaque requête et la transfère à un humain. Il ne prend aucune décision et n’a accès à aucun dossier de citoyen.
Processus visé
Avant : appel, réponse de mémoire, note sur un papier ou rien. Après : question répondue en ligne ou requête enregistrée, assignée et suivie jusqu’à sa fermeture.
Données et outils
Règlements, calendrier des collectes, tarifs, procédures de permis. Tout est public, mais dispersé dans des PDF parfois périmés. Un ménage s’impose avant de brancher quoi que ce soit.
Alliés et dépendances
Le conseil municipal (résolution et budget). La MRC, qui pourrait partager l’outil avec d’autres municipalités. Le fournisseur du site web.
Coûts et risques
Abonnement à un assistant conversationnel, mise à jour mensuelle des contenus. Risques : une mauvaise réponse sur un règlement, des renseignements personnels saisis par les citoyens. Encadrement : Loi sur l’accès, modifiée par la Loi 25.
Gains mesurables
Appels répétitifs par semaine, délai de traitement des requêtes de voirie, pourcentage de requêtes fermées. Temps réinvesti : les demandes de subvention qu’on repousse faute de temps.
- Désirable
- Faisable
- Viable
- Le sens
Verdict du filtre
Faisable si le périmètre reste étroit : information publique et création de requêtes, jamais les comptes de taxes ni les dossiers personnels. Le chantier le plus long n’est pas l’IA. C’est la mise à jour des documents municipaux.
Test proposé
Huit semaines, limité à deux sujets (collectes et permis), avec un comptage des appels avant et pendant.
Ouvrir dans le canvas en ligne03 · Organisme communautaire
L’organisme en employabilité et sa paperasse
Le contexte
Un OSBL qui accompagne des jeunes vers l’emploi et le retour aux études. Douze intervenants, plusieurs programmes financés par des bailleurs de fonds publics, chacun avec ses exigences de reddition de comptes. Les dossiers contiennent des renseignements très sensibles.
Ce que le journal de friction a révélé
Les intervenants passent une part importante de leur semaine à rédiger : notes de suivi après chaque rencontre, puis compilation trimestrielle des résultats dans trois gabarits différents pour trois bailleurs. Le soupir le plus fréquent du journal : « encore le rapport ».
- Processus retenu
- Notes de suivi et reddition de comptes
- Quadrant
- Fardeau noble, à la frontière du sanctuaire
- Mode
- Assister
- Pourquoi ce classement
- Fardeau noble, parce que la rédaction pèse lourd. Mais tout près du sanctuaire : la rencontre avec le jeune et le lien de confiance ne se délèguent pas. Mode assister : l’intervenant écrit, l’IA l’aide à structurer et à compiler.
Le canvas
Canvas IA
Bénéficiaires
Les intervenants. Les jeunes, indirectement (plus de temps en rencontre). La coordination (rapports produits à temps).
Valeur IA
Tâches
Irritants
rédiger tard le soir, reformuler les mêmes résultats pour trois bailleurs.
Gains
notes plus uniformes, rapports compilés en heures plutôt qu’en jours.
Sens
la rencontre elle-même, le lien de confiance, le jugement clinique. Aucune IA dans la pièce pendant la rencontre.
Point d’intégration
Le logiciel de gestion des dossiers déjà utilisé et les gabarits des bailleurs.
Relation humain-IA
Notes : l’intervenant écrit un résumé dans ses mots, sans nom ni détail identifiant; l’IA le structure, il relit et signe. Rapports : l’IA compile des données agrégées et anonymes, rédige une première version, la coordination valide.
Processus visé
Avant : notes rédigées à la main, compilation manuelle, trois rapports écrits de zéro. Après : résumé structuré à relire, extraction des indicateurs, trois rapports adaptés à partir d’une même base.
Données et outils
Indicateurs déjà saisis dans le logiciel de dossiers. Gabarits des bailleurs. Question ouverte : le logiciel permet-il une exportation anonymisée ?
Alliés et dépendances
La personne responsable de la protection des renseignements personnels. Le fournisseur du logiciel. Les bailleurs de fonds, qui pourraient accepter un format commun. Le conseil d’administration.
Coûts et risques
Risque majeur : des renseignements sensibles transmis à un service hébergé hors Québec. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise avant tout usage sur les notes. Risque secondaire : des notes qui perdent la voix de l’intervenant.
Gains mesurables
Heures de rédaction par semaine et par intervenant, délai de production des rapports trimestriels. Temps réinvesti : plus de rencontres, plus de suivis dans la communauté.
- Désirable
- Faisable
- Viable
- Le sens
Verdict du filtre
Feu vert pour la reddition de comptes, qui repose sur des données agrégées. Feu jaune pour les notes de suivi : pas avant l’évaluation de la vie privée et une solution hébergée au Canada ou exécutée localement. L’exercice nous permet de mieux comprendre les risques et de choisir les étapes à respecter.
Test proposé
Un trimestre complet de reddition de comptes produit avec l’outil, en parallèle de la méthode habituelle. Les notes de suivi attendent la fin de l’évaluation.
Ouvrir dans le canvas en ligneCe que les trois exemples montrent ensemble
| PME manufacturière | Municipalité | Organisme communautaire | |
|---|---|---|---|
| Quadrant | Fardeau noble | Corvée | Fardeau noble, près du sanctuaire |
| Mode | Augmenter | Automatiser | Assister |
| Ce qui reste humain | Le prix et la relation client | L’accueil et les conflits | La rencontre et le jugement clinique |
| Frein principal | Confidentialité des devis clients | Documents municipaux périmés | Renseignements personnels sensibles |
| Verdict | Feu vert sous condition | Feu vert, périmètre étroit | Vert pour les rapports, jaune pour les notes |
Dans aucun des trois cas, le principal obstacle n’est la technologie. C’est l’état des données, la confiance ou le cadre légal. Pas l’outil. Le travail autour de l’outil.
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KODRA Conseil anime des ateliers Canvas IA en personne et à distance, partout au Québec et dans la francophonie.